Manajemen Proyek dan Resiko

MANAJEMEN PROYEK DAN MANAJEMEN RESIKO


A. MANAJEMEN PROYEK

Ialah suatu suatu kegiatan yang menerjemahkan rencana pembangunan dan program dalam suatu kegiatan nyata (actions)

Ruang lingkup atau batasan proyek
- Pemahaman maksud ‘proyek’
- Pastikan apa yg akan dilakukan dalam ‘proyek’
- Rincian kegiatan
- Umur proyek
- Evaluasi Proyek bertujuan untuk memperbaiki pemilihan investasi. Karena sumber-sumber yang tersedia bagi pembangunan adalah terbatas, sehingga diperlukan sekali adanya pemilihan antara berbagai macam proyek.

CONTOH PROYEK :
Pembuatan proyek Autofan dan usaha warnet serta penanggulangan resiko dari proyek tersebut

B.MANAJEMEN RESIKO
Risiko timbul karena adanya ketidakpastian, karena ketidakpastian mengakibatkan keragu-raguan dalam meramalkan kemungkinan terhadap hasil-hasil yang akan terjadi di masa mendatang. Semakin tinggi tingkat ketidakpastian maka semakin tinggi pula risikonya. Manajemen risiko adalah “suatu kegiatan yang dilakukan untuk menanggapi risiko yang telah diketahui (melalui rencana analisa risiko atau bentuk observasi lain) untuk meminimalisasi konsekuensi buruk yang mungkin muncul”. Untuk itu risiko harus didefinisikan dalam bentuk suatu rencana atau prosedur yang reaktif.

Secara tak langsung manajemen risiko memberikan sumbangan sebagai berikut:

a. Memberikan pemahaman tentang risiko, efeknya, dan keterkaitannya secara lebih baik dan pasti sehingga menambah keyakinan dalam pengambilan keputusan yang dapat meningkatkan kualitas keputusan.
b. Meminimalkan jumlah kejadian di luar dugaan dan memberikan gambaran tentang akibat negatifnya sehingga mengurangi ketegangan dan kesalah-pahaman.
c. Membantu menyediakan sumberdaya dengan baik.
d. Menangkal timbulnya hal-hal dari luar yang dapat mengganggu kelancaran operasional.
e. Mengurangi fluktuasi laba dan arus kas tahunan atau menstabilkan pendapatan.
f. Menimbulkan kedamaian pikiran dan ketenangan tenaga kerja dalam bekerja.
g. Meningkatkan public-image perusahaan sebagai wujud tanggung jawab sosial perusahaan terhadap karyawan dan masyarakat.
Website : http://www.sony-ak.com

Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.
Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyek
Manfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:
• Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional.
• Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi atau
usaha bisnis.
• Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan pengamanan
investasi.
• Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk evaluasi
keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR),
dan Net Present Value (NPV).
Apa saja yang dibahas dalam studi kelayakan proyek IT?
• Peluang pasar dan pemasaran.
• Aspek teknis dan teknologi.
• Aspek organisasi dan manajemen.
• Kelayakan aspek keuangan.
• Identifikasi faktor kegagalan.
1. Aspek pasar dan pemasaran
Dari aspek pasar dan pemasarannya kita perlu tahu persis, segmen pasar yang dituju oleh perusahaan, kita juga perlu tahu persis siapa-siapa pelanggan perusahaan serta kemungkinan risiko akibat ketergantungan perusahaan pada beberapa pelanggan saja, risiko menurunnya daya beli konsumen yang dituju, kemungkinan pengembangan pasar di masa yang akan datang, hambatan-hambatan pemasaran produk serta faktor-faktor pemasaran lainnya.
Jangan hanya menawarkan harga murah, jika tidak menjual produk.
Dalam beberapa kasus, kita mungkin memasang harga tinggi pada produk yang ditawarkan. hal ini terjadi karena kita tidak memposisikan diri untuk mempersembahkan produk yang bernilai tambah kepada konsumen kita. Dengan kata lain, berikan selalu nilai tambah pada produk yang kita tawarkan.
Temukan pasar sebelum menciptakan produk.
Orang yang memulai bisnis dengan sebuah pengembangan produk baru kemudian mencari pasarnya akan mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya.
Temukan pasar dengan orang-orang yang telah siap untuk membeli sebuah produk.
Kebanyakan yang pertama kali dicari oleh pengusaha sukses adalah pasar baru kemudian mengembangkan produk yang secara konstan dicari dan dibeli oleh konsumennya.
Temukan pasar yang sudah ada.
Jika kita mengalami kesulitan dalam mengggambarkan siapa prospek proyek ini yang sebenarnya, maka kita akan menghadapi cobaan berat dalam menjual produk proyek ini. Masuklah ke pasar yang telah siap untuk membeli produk kita.
Testing adalah kunci keberhasilan.
Sebuah iklan mungkin bisa bekerja 10 kali lebih efektif dengan iklan lain yang hampir mirip untuk produk yang sama. Untuk itu,manajemen proyek harus selalu melakukan test untuk tajuk iklan, penawaran, jaminan, dan metoda meningkatkan permintaan lainnya. Penjual yang paling sukses tidak selalu yang paling pintar. Mereka adalah yang selalu melakukan test untuk memperoleh metoda yang paling baik tanpa pernah menyerah.
Ambil pasar yang paling kita sukai.
Jangan mengambil pasar atau produk berdasarkan uang. Temukan sesuatu yang benar-benar kita sukai. Jika kita bersemangat dengan pasar kita, maka kita akan menemukan cara yang mudah untuk menggelutinya sampai kita mencapai kesuksesan.
Temukan kesempatan yang paling mudah.
Jangan pilih produk yang berbiaya 500 juta yang memakan waktu 2 tahun untuk selesai, terutama bila kita sedang memulai sesuatu. Cari proyek yang hanya memakan waktu satu bulan. Memang cukup melelahkan bila sedang memulai, namun pastikan kita masih dalam jalur yang benar.
Hindari tantangan ketika memilih bisnis.
Tantangan yang sebenarnya akan muncul setelah kita selesai mendirikan suatu proyek. jadi, temukan proyek yang kita yakin dapat diselesaikan dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan pemula tidak pernah dapat menyelesaikan proyek yang memakan waktu lebih sebulan.
2. Aspek teknis dan teknologi
Masalah Manajemen Operasional
Adalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, organisasai, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap operasi perusahaan. Tugas manajemen operasional diperusahaan adalah untuk mendukung manajemen dalam rangka pengambilan keputusan masalah-masalah produksi/operasi.
Ada 2 masalah pokok yang akan di hadapi:
1. Masalah penentuan posisi perusahaan.
Penentuan posisi perusahaan dalam masyarakat bertujuan agar keberadaan perusahaan
sesuai dengan kebutuhan masyrakat, dan dapat dijalankan secara ekonomis efektif dan
efisien. Oleh kaena itu, perlu diputuskan bagaimana hendaknya posisi perusahaan di
tentukan. Keputusan meliputi, antara lain meliputi penentuan produk yang akan di
tawarkan ke pasar, termasuk menentukan kualitasnya.
2. Masalah operasional
Biasanya timbul pada saat proses produksi sudah berjalan. Untuk proses produksi yang
menghasilkan jasa, keputusan pada masalah operasional ini adalah, rencana produksi,
rencana persediaan bahan baku(komputer, koneksi internet, kabel data, listrik, dll)
penjadwalan kerja proses produksi, pengawasan dan monitoring kualitas dan pengawasan biaya produksi.
Masalah proses produksi dan operasi

Penentuan ide produk dan seleksi
Ide produk yang akan dipasarkan di ciptakan atas dasar masukan dari berbagai aspek, seperti aspek pasar dan pemasaran, teknis dan keuangan. Aspek teknis berguna untuk mengetahui apakah perusahaan mampu untuk membuat produk tersebut dengan segala sumber daya yang dimiliki. Sedangkan dari aspek keuangan, adalah menilai apakah produk tersebut jika dihasilkan akan mendatangkan keuntungan yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Perlu adanya prototipe. Sebelum di jual atau dipasarkan misalnya software general ledger (akuntansi) untuk produk ready in use, setelah dibuat contohnya perlu diuji dulu untuk mengetahui apakah prototip ini sudah layak di implementasikan atau belum dan diuji lagi dan seterusnya sehingga sesuai harapan sehingga akhirnya tercipta design software yang bisa di implementasikan. Untuk mencoba menilai apakah produk sudah siap diproduksi yang akan di tawarkan ke pasar memiliki masa depan yang baik.
Perencanaan letak lokasi
Letak lokasi sebagai tempat proses produksi perlu dianalisis secara teliti karena sangat berpengaruh terhadap banyak aspek seperti biaya, ada 2 kemungkinan pertama, client datang ke lokasi perusahaan, seperti pasien mendatangi tempat praktek dokter. Kedua, penyedia jasa/produk mendatangi client, seperti mobil pemadam kebakaran mendatangi lokasi kebakaran.
Dari hasil analisis elemen diatas, pada aspek teknis dan teknologi, akan di dapat suatu pernyataan apakah rencana pengembangan proyek IT ini sudah dapat dianggap layak atau tidak layak. Jika rencana aspek teknis dan teknologi sudah dianggap layak, studi akan dilanjutkan ke aspek lain. Jika tidak layak untuk dikembangkan maka dapat dilakukan kajian ulang yang lebih realistis dan positif agar kajian mungkin akan menjadi layak. Apabila memang sulit untuk dianggap layak, sebaiknya rencana ini diakhiri saja.
3. Aspek organisasi dan manajemen
Sedangkan dari aspek organisasi dan manajemen, kita perlu memiliki gambaran yang jelas mengenai kapasitas terpasang serta kapasitas normal perusahaan, kemungkinan pengembangan kapasitas produksi, teknologi serta risiko ketinggalan zaman dari teknologi, bahan baku dan sumbernya (komputer, koneksi internet, server dll) serta risiko habisnya bahan baku, kualitas serta kuantitas ketersediaan tenaga kerja, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
Demikian juga pemahaman akan industri sangatlah penting, paling tidak kita mengetahui sudah berada pada tahap mana produk perusahaan jika dipandang dari industrial life cycle nya. Karena dasar penilaian adalah proyeksi dan prediksi kondisi perusahaan di masa yang akan datang, maka kajian mengenai peluang dan ancaman yang berasal dari aspek makro harus pula mendapat perhatian khusus dalam proses valuation ini.
Manajemen dalam pembangunan proyek bisnis maupun manajemen dalam implementasi rutin bisnis adalah sama saja dengan manajemen lainnya. Yang berfungsi sebagai aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Pada sisi tingakatan manajemen, perencanaan bila di golongkan ke dalam tingkatan manajemen akan terbagi dua, yaitu perencanaan strategis dan perencanaan fungsional.
Penjelasannya adalah sebagai berikut:
Perencanaan strategis
Perencanaan ini merupakan bagian dari manajemen strategis, terfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang.
Perencanaan operasional
Merupakan bagian dari strategi operasional yang lebih mengarah pada bidang fungsional perusahaan. Perencanaan ini juga berfungsi untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan penerapannya dalam bentuk program kerja perlu memperhatikan anggarannya.
4. Kelayakan aspek keuangan
Tujuan menganalisis aspek keuangan dari suatu studi kelayakan proyek adalah untuk menentukan rencana investasi melalui perhitungan biaya dan manfaat yang di harapkan dengan membandingkan antara pengeluaran dan pendapatan, seperti ketersediaan dana, biaya modal awal, kemampuan proyek untuk membayar kembali dana tersebut dalam waktu yang telah ditentukan dan menilai apakan proyek akan dapat berkembang terus.
Kebutuhan dana dan sumbernya
Untuk merealisasikan proyek IT di butuhkan dana untuk investasi. Setelah jumlah dana yang dibutuhkan diketahui, selanjutnya yang perlu ditentukan adalah dalam bentuk apa dana tersebut didapat, yang jelas, yang akan dipilih adalah sumber dana yang mempunyai biaya paling rendah dan tidak menimbulkan masalah bagi perusahaan.
Dana tersebut adalah aktiva tetap berwujud seperti:
• Tanah
• Bangunan
• Kantor dan perangkat komputer hardware dan software
Aktiva tetap tak berwujud:
• Hak Paten
• Lisensi
• Biaya-biaya pendahuluan
• Biaya-biaya sebelum proses produksi
Selain untuk aktiva tetap, dana juga dibutuhkan untuk modal kerja, setelah dana yang di perlukan diketahui, selanjutnya di tentukan dalam bentuk apa dana tersebut di dapat, melalui sumber dana antara lain:
1. Modal pemilik perusahaan
2. Saham yang diperoleh dari penerbitan saham di pasar modal
3. Obligasi yang diterbitkan oleh perusahaan dan dijual di pasar modal
4. Dana kredit yang diterima dari bank
5. Sewa guna (leasing) dari lembaga non-bank
Penentuan aliran kas (cash flow)
Laporan perubahan kas (cash flow statement) disusun untuk menunjukkan perubahan kas selama satu periode tertentu serta memberikan alasan mengenai perubahan kas tersebut dengan menunjukkan dari mana sumber-sumber kas dan penggunaan-penggunaannya. Pada saat kita menganalisis perkiraan arus kas di masa datang, kita berhadapan dengan ketidakpastian. Akibatnya, hasil perhitungan diatas kertas itu dapat menyimpang jauh dari kenyataannya. Ketidakpastian itu dapat menyebabkan berkurangnya kemampuan untuk development proyek tersebut dalam beroperasi untuk menghasilkan laba bagi perusahaan.
Urutan prioritas
Apabila dijumpai beberapa proyek yang feasible atau layak untuk dilaksanakan, padahal hanya akan melaksanakan satu atau sebagian aja dari usulan-usulan itu karena keterbatasan sumber daya manusia dan dana, maka dapat dilakukan pengurutan prioritas (ranking) untuk menentukan usulan proyek yang paling layak.Dari hasil analisis terhadap elemen-elemen aspek keuangan nanti akan berupa suatu pernyataan apakah rencana bisnis dianggap layak atau tidak layak.
Kajian mengenai biaya modal (Cost of Capital)
Cost of Capital bertujuan untuk menentukan berapa besar biaya riil dari masing-masing sumber dana yang akan di pakai dalam berinvestasi. Untuk menghitung keseluruhan dana yang di pakai, rincian analisis biaya dari sumber pembelanjaan ditentukan oleh:
• Biaya utang
• Biaya modal sendiri
• Biaya laba yang ditahan
Dana pada kas akan dimanfaatkan untuk membiayai pembangunan investasi sedangkan
operasional cash flow merupakan rencana pendanaan keluar-masuk arus kas jika proyek sudah dioprasionalkan.

Manajemen Proyek dan Resiko
Pengertian Manajemen Proyek.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi yang mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
Tujuan manajemen proyek.
Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut, suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu.
Ciri-ciri Manajemen Proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
* Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
* Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
* Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
* Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
* Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya
Pengertian Manajemen Resiko.
Manajemen resiko adalah suatu kegiatan mengidentifikasikan,
menganalisa, merespon kemungkinan resiko yang akan terjadi selama proses proyek berlangsung yang dapat mengancam pencaian tujuan suatu proyek.
Tujuan Manajemen Resiko.
Suatu manajemen resiko mempunyai tujuan untuk meminimalkan resiko yang akan terjadi dalam suatu proyek.
Contoh kasus Manajemen Proyek dan Resiko

1. Perusahaan memutuskan untuk tidak menambah utang baru untuk membangun kembali gedung yang terbakar berserta asetnya, namun menerbitkan saham baru. Penerbitan saham baru ini tidaklah murah karena perusahaan harus mengeluarkan underwriting fees. Skenario lain yang mungkin muncul adalah pada saat yang sama, perusahaan sebenarnya memiliki sebuah proyek investasi yang sangat prospektif dan membutuhkan dana misalnya 2 triliun rupiah, yang kebetulan persis sebesar kerugian akibat kebakaran tersebut. Seandainya perusahaan tidak memiliki uang di atas jumlah itu, dana sebesar 2 triliun itu harus digunakan untuk membangun kembali pabrik dan asetnya, akibatnya proyek investasi baru itu harus didanai dari sumber lain seperti utang baru atau penerbitan saham baru.

2. Di Indonesia belum ada Ahli hukum kontrak bidang konstruksi, dilain pihak pembayaran Ahli hukum kontrak konstruksi dari luar negeri sangat mahal, sementara yang dilakukan pemerintah adalah dengan menunjuk Tim Pengganti ahli hukum kontrak konstruksi yang anggotanya terdiri dari pejabat-pejabat yang dipandang menguasai hukum kontrak konstruksi.
Sertifikat tanda mengikuti Diklat Nasional Perikatan Hukum Kontrak & Manajemen Proyek ini minimal dapat dijadikan salah satu syarat untuk diangkat sebagai anggota Tim Pengganti Ahli Hukum Konstruksi di Instansinya masing – masing.

3. Manajemen risiko yang efektif juga mengurangi kemungkinan financial distress, yaitu keadaan di mana perusahaan mengalami kesulitan yang serius untuk memenuhi kewajibannya, baik bunga maupun pokok pinjaman. Misalkan perusahaan sepatu di atas tidak melakukan asuransi terhadap potensi kebakaran pabrik, perusahaan harus membangun kembali pabrik beserta aset di dalamnya dengan dana yang diusahakannya sendiri. Apabila kas perusahaan ternyata tidak cukup untuk itu, perusahaan terpaksa harus meminjam dari lembaga keuangan seperti bank. Pinjaman yang bertambah meningkatkan potensi financial distress perusahaan. Oleh karena itu, manajemen risiko yang efektif dapat mengurangi kemungkinan ini

Sumber Referensi : http://wartawarga.gunadarma.ac.id